Curso de Archivo electrónico (Programa detallado)
Objetivo
Al finalizar el curso, el alumnado conocerá en profundidad todos los conceptos necesarios sobre el archivo electrónico de expedientes y documentos electrónicos en la gestión Administrativa.
Aprenderemos cómo se trabajan los expedientes electrónicos y cuál es su estructura, así como la de los documentos electrónicos, el índice electrónico, la firma electrónica y los metadatos del expediente y del documento electrónico.
Se estudia un sistema de gestión de documentos y expedientes electrónicos diseñado para la gestión de documentos y expedientes electrónicos cumpliendo los requisitos para que ambos puedan almacenarse y/u obtenerse según el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Esto supone la gestión documental íntegramente electrónica de los documentos de la gestión viva del expediente, como paso previo al archivado definitivo de la documentación en un formato interoperable y duradero.
El curso permite además conocer en detalle todos los aspectos relacionados con el archivo electrónico y la política de gestión de documentos electrónicos (PGDE) como base del modelo de gestión documental y de las políticas específicas aplicables en el ámbito de cada organización. Es necesario definir correctamente los procedimientos, identificándolos, dándolos de alta en el Sistema de Información Administrativa (SIA), estableciendo los plazos de caducidad de sus valores primarios y secundarios, así como los plazos de transferencia y acceso.
También se estudian los motivos para la implantación de un sistema de gestión documental en una organización, así como los conceptos relacionados con el sistema de archivos, funciones de un archivo, series documentales, organización de los fondos documentales, tipos de archivos y centros de archivo, entre otros.
Finalmente, se analiza la aplicación de archivo electrónico único que persigue la completa digitalización del procedimiento administrativo y, con ese objetivo, la total interoperabilidad entre administraciones. En este sentido, el archivo electrónico comprende el conjunto de expedientes electrónicos compuestos por documentos, también electrónicos, que corresponden a procedimientos finalizados.
Dirigido a:
Personal de las Administraciones públicas: Estatal, Autonómica y Local.
Requisitos:
Para realizar el curso resulta recomendable disponer de un certificado electrónico personal o de empleado público. No resulta imprescindible ya que se proporciona un certificado electrónico válido pero de PRUEBAS en las unidades en las que sea requerido.
PROGRAMA DEL CURSO
1.- La política de gestión de documentos electrónicos
Objetivo
En esta unidad se estudia como implantar una correcta política de gestión de documentos electrónicos en una Organización.
Contenido
- Política de gestión de documentos electrónicos de una organización
- Introducción
- El Esquema Nacional de Interoperabilidad.
- La política de gestión de documentos electrónicos (PGDe)
- El Sistema de información Administrativa SIA
- Hemos aprendido
2.- Expediente electrónico, ciclo de vida y metadatos
Objetivo
El objetivo de esta unidad es realizar el estudio del expediente electrónico, su ciclo de vida, estructura y metadatos.
Contenido
- Expediente electrónico. Ciclo de vida, estructura y metadatos
- Introducción
- El expediente electrónico
- Hemos aprendido
3.- Documento electrónico, captura, registro, digitalización y expedición de copias electrónicas
Objetivo
El objetivo de esta unidad es analizar el proceso de registro, digitalización y expedición de copias electrónicas de documentos en el marco de la Ley 39/2015. También se presentan aspectos destacables del documento electrónico administrativo.
Contenido
- Documento electrónico, captura, registro, digitalización y emisión de copias electrónicas
- Introducción
- Digitalización de documentos
- El documento electrónico
- Impresión y verificación de la integridad de los documentos electrónicos
- Expedición de copias electrónicas
- Hemos aprendido
4.- Sistema de gestión de expedientes y documentos electrónicos
Objetivo
El objetivo de esta unidad es aprender a utilizar el sistema para la gestión de documentos y expedientes electrónicos InSide.
Contenido
- Gestión de expedientes y documentos electrónicos con Inside
- Introducción
- Conceptos básicos antes de utilizar Inside
- Acceso a la aplicación Inside
- Generación de Documentos Electrónicos
- Generación de Expedientes Electrónicos
- Hemos aprendido
5.- El archivo y los sistemas de organización de archivos en la Administración pública
Objetivo
Al finalizar la unidad el alumnado conocerá todos los conceptos relacionados con el archivo y los sistemas de organización de archivos en la Administración pública.
Contenido
- Archivo y sistemas de organización de archivos en la Administración pública
- Introducción
- La era de la información (pública)
- El archivo
- Sistemas de organización de los archivos en la administración pública
- Hemos aprendido
6.- El archivo electrónico de expedientes y documentos
Objetivo
Al finalizar la unidad el alumnado conocerá como funciona un archivo electrónico de expedientes y documentos.
Contenido
- El archivo electrónico de expedientes y documentos
- Introducción
- La aplicación web de archivo electrónico definitivo Archive
- Modelo OAIS
- Funcionalidades de Archive
- Acceso a la aplicación Archive
- Hemos aprendido